Häufig werde ich in Kursen von Teilnehmern angesprochen, ob es die Möglichkeit gibt, dass der jeweils zuständige Einkäufer über den erfolgten Wareneingang zu einer Bestellung informiert werden kann.

Wie den meisten bekannt ist, kann man jederzeit über die Transaktion ME23N (Bestellung anzeigen) sich die Bestellentwicklung für die jeweilige Bestellposition anzeigen lassen und dort erkennen ob der Wareneingang bereits erfolgt ist.

Bei der Vielzahl von Bestellungen in einem Unternehmen ist dies jedoch recht mühsam und es gibt einen recht einfachen Weg, dem Besteller via SAP-Mail eine Nachricht über den Wareneingang zukommen zu lassen.

Sie haben in der Bestellung (Transaktion ME21N – Bestellung anlegen) im Belegkopf unter dem Register „Lieferung/Rechnung“ die Möglichkeit ein Häkchen bei „WE-Nachricht“ zu setzen.

Das Kennzeichen Wareneingangsnachricht legt fest, daß das System dem Einkäufer bei jedem Wareneingang zu dieser Bestellung eine entsprechende Nachricht sendet.

Diese Nachricht findet der Einkäufer in seinem SAP Mail Posteingang.

In dem zum Download beigefügten pdf habe ich mal versucht anhand dreier Beispiele die Integration des Finanzwesens in den Bestellprozess in MM ein wenig zu verdeutlichen.

http://www.learning-sap.de/downloads/In … _in_MM.pdf

oder aber das Ganze als kleines E-Book (ca. 3,8 MB)

http://www.learning-sap.de/downloads/ebook.exe

1. Beispiel
KEINE Bestellung im SAP System
Wareneingang über die MIGO
Buchung der Kreditorenrechnung über Finanzwesen Kreditoren

2. Beispiel
Bestellung über ME21N im Einkauf
Wareneingang MIGO
Buchen der Kreditorenrechnung über MIRO
(integratives Buchen)

3. Beispiel
Bestellung wird im Wareneingang automatisch erzeugt
Buchung der KR integrativ über MIRO

Ich hoffe ich kann Einsteigern so ein wenig die Integration an einfachen Beispielen nahebringen.

Wie es die Zeit erlaubt folgen zu diesem Thema noch ausführlichere Anleitungen zu Wareneingangsbuchungen und der Logistischen Rechnungsprüfung.

Im Artikel Limitbestellung habe ich Ihnen versucht das Thema ein wenig nahe zu bringen.
Um nun eine Limitbestellung zu üben und Eingangsrechnungen auf die Limitbestellung zu buchen, habe ich Ihnen eine kleine Übung in Anlehnung an den SAP Kurs SCM500 erstellt.
Diese Übung können Sie durch Klick auf das nachstehende Symbol als pdf-Datei herunterladen.

Die nachstehenden Themen innerhalb der logistischen Rechnungsprüfung bzw. die jeweils dazu gehörenden Übungsbeispiele benötigen einige wenige Stammdaten.

Wir beschränken uns hier auf einen Lieferanten, 2 Materialien sowie einen Einkaufsinformationssatz.

Um also nachfolgende Übungen zu machen erfassen Sie zunächst die Stammsätze. Die Datenliste können Sie über Klick auf das nachstehende Symbol als Exceldatei herunterladen.

Verwendung der logistischen Rechnungsprüfung (MIRO)

Die Oberfläche der Logistik-Rechnungsprüfung ist auf ein Bild (Einbild- oder Enjoytransaktion) reduziert.

Nachstehend ein Überblick über die Bildbereiche und dessen Funktionen.

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Szenario:
Wir wollen die automatische Wareneingangsabrechnung (ERS) an 2 Bestellungen bei 2 verschiedenen Lieferanten testen. Nach der Bestellung und erfolgtem Wareneingang sollen die Bestellungen statt über die „normale“ logistische Rechnungsprüfung über die Transaktion MRRL automatisch abgerechnet werden.
Um sich über die ERS grundlegend zu informieren lesen Sie bitte auch den Artikel

http://www.learning-sap.de/automatische-wareneingangsabrechnung-ers/

Erforderliche Vorkenntnisse :

Anlegen/ändern Lieferantenstamm (XK01, XK02)

Bestellung anlegen (ME21N)

Wareneingang mit Bestellbezug (MIGO)

Ãœbungsablauf:
Für dieses legen Sie sich am besten zunächst 2 neue Lieferantenstammsätze an (Transaktion XK01).
Die Beispieldatei für die Übungsdaten können Sie mit Klick auf nachstehendes Symbol herunterladen.

Prüfen der Voraussetzungen beim Kreditor (Lieferant):

Prüfen Sie nochmals  ob das Häkchen bei AutoWEAbr Lieferung im Lieferantenstammsatz wirklich gesetzt ist !

Ohne dieses Häkchen kann die Bestellung nicht über ERS abgerechnet werden.

Bestellung anlegen (Transaktion ME21N)

Unser nächster Schritt ist es nun über die Transaktion ME21N je eine Bestellung bei unseren beiden neuen Lieferanten über je 10 Stück T-AS101 anzulegen.

Legen Sie zunächst die Bestellung bei Lieferant ERS1-## an. Als Preis pro Stück setzen Sie 10 Euro ein.

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Nachstehend möchte ich Ihnen ein kleines Beispiel zur automatischen Wareneingangsabrechnung vorstellen.
Aber zunächst mal eine kleine Definition der SAP:

ERS ist ein Verfahren zur automatischen Abrechnung von Wareneingängen. Bei der automatischen Wareneingangsabrechnung (ERS = Evaluated Receipt Settlement) wird mit dem Kreditor vereinbart, daß dieser zu einem Bestellvorgang keine Rechnung erstellt. Statt dessen wird der Rechnungsbeleg automatisch auf Grundlage der Daten aus Bestellung und Wareneingängen dazu gebucht. Damit sind Rechnungsabweichungen ausgeschlossen.

Der Pfad zur Automatischen Abrechnung lautet:

Logistik -> Materialwirtschaft -> Logistik Rechnungsprüfung ->Automatische Abrechnung -> Automatische Wareneingangsabrechnung (Transaktion MRRL)

Um Bestellungen über dieses Verfahren automatisch abzurechnen sind einige grundlegende Einstellungen zu beachten.
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Die logistische Rechnungsprüfung (MIRO – Logistik-> Materialwirtschaft -> Logistische Rechnungsprüfung -> Belegerfassung -> Eingangsrechnung hinzufügen) bildet aus Sicht der Materialwirtschaft den Abschluss des Bestellprozesses.

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Dieser spezielle Beschaffungsprozess unterscheidet sich von dem “normalen” Prozess im wesentlichen darin, dass Sie bewusst auf die Abbildung einiger Schritte im System verzichten.

Eine “normale” Bestellung im System zieht einen Wareneingang nach sich und die Rechnungsprüfung über die Transaktion MIRO.

Der wesentliche Vorteil einer Limitbestellung liegt im Grunde darin, dass die Prozeßkosten geringer sind.

Statt eines oder mehrerer Artikel fassen Sie in der Limitbestellung das Ganze unter einem Oberbegriff (zB Büromaterialien Messe) zusammen. Preise für die einzelnen Positionen (Kuli 0,50 €uro, Leitz-Ordner 1,50 €uro…) werden nicht in der Bestellung festgehalten.

Damit Sie in einer Bestellung mit Laufzeit und Limit arbeiten können, müssen Sie die Belegart FO (Rahmenbestellung) und den Positionstyp B (Limit) verwenden.

Sie geben lediglich eine Laufzeit (gültig von …. gültig bis … )  und den Wert des Limits ein.

Der Menüpfad zur Limitbestellung ist der selbe wie zur “normalen” Bestellung (Transaktionscode ME21N)

Stellen Sie nun einfach im Dropdown von Normalbestellung auf Rahmenbestellung um.

Die Werte wie Einkaufsorganisation, Buchungskreis, Lieferant…. füllen Sie wie gewohnt.

Füllen Sie nun im Belegkopf im Register “Zusatzdaten” die Felder Laufzeitbeginn und Laufzeitende.

Nun kommt ein weiterer sehr wichtiger Punkt, der sich von der Normalbestellung unterscheidet. Sie müssen in der Positionsübersicht das Feld Konditionstyp  auf U (für unbekannt)  stellen. Auf welches Kontierungsobjekt gebucht wird entscheiden Sie dann zum Zeitpunkt der logistischen Rechnungsprüfung (Transaktion MIRO).

Weiterhin geben Sie als Positionstyp den Wert B für Limit ein.

In einer Bestellposition mit Positionstyp B können Sie keine Materialnummer angeben, sondern Sie beschreiben die Materialien bzw. Dienstleistungen, die Sie beschaffen wollen (z.B. Büromaterialien) mit Hilfe eines Kurztexts. Außerdem müssen Sie eine Warengruppe angeben.

Pflegen Sie nun noch die Felder Gesamtlimit und erwarteter Wert in den Positionsdetails im Register Limit. (weiterlesen…)

… ohne große Vorkenntnisse ?

Lach, …. ja, ich kann Sie verstehen ! Man möchte einfach mal kurz sehen was machbar ist ohne sich vorher mühsam durch seitenlange Theorie zu quälen!
Na denn, Sie haben mich überredet. Ich werde Ihnen einen kleinen Standardprozess aufzeigen, Sie bei der Hand nehmen und von der Bestellung bei einem Lieferanten über den Wareneingang und die Rechnungsprüfung zum Zahlungsausgang durchführen.

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